1. Objeto Contratação de empresa especializada para fornecimento de licença de uso de sistema informatizado em nuvem, disponibilizado em ambiente web, destinado à gestão dos recursos repassados e à prestação de contas das parcerias firmadas com entidades do Terceiro Setor, em conformidade com a Lei nº 13.019 e com as instruções do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, contemplando a geração e transmissão eletrônica de dados em formato JSON ao Sistema AUDESP – Fase V, bem como a disponibilização de recursos de Inteligência Artificial para apoio à análise das informações, incluindo suporte técnico, atualização normativa e orientação aos usuários. 2. Justificativa A presente contratação fundamenta-se na necessidade imperativa de modernização e segurança jurídica na gestão das parcerias firmadas entre a Administração Pública e as Organizações da Sociedade Civil (OSCs). Atualmente, o volume de recursos públicos repassados ao Terceiro Setor exige um monitoramento rigoroso que transcende a capacidade de conferência manual, a qual é passível de erros humanos, atrasos e inconsistências que podem comprometer a lisura do processo administrativo; A ausência de uma ferramenta tecnológica integrada gera dificuldades críticas na fiscalização da execução física e financeira das parcerias. Sem um sistema especializado, a Administração enfrenta: Risco de Sanções: A dificuldade em cumprir os prazos e formatos rigorosos de prestação de contas exigidos pelo Sistema AUDESP – Fase V (geração de arquivos em formato JSON) expõe o gestor a penalidades junto ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. Ineficiência Operacional: O processamento manual de notas fiscais, documentos, saldos e fluxos financeiros consome a capacidade laboral de servidores municipais e encarecem a operação do parceiro público; a solução tecnológica para gestão automatizada de documentos e identificação prévia de falhas, reduz erros e falhas operacionais. Lacunas na Transparência: A Lei nº 12.527 e a Lei nº 13.019 exigem transparência ativa. O sistema resolve essa demanda ao disponibilizar Portais de Transparência individualizados e atualizados automaticamente, garantindo o acesso público sem sobrecarregar a estrutura administrativa. A Administração Pública tem o dever legal de zelar pela correta aplicação dos recursos repassados, garantindo que cada centavo atenda ao interesse público. Este zelo é inexequível sem o sistema especificado, uma vez que a complexidade das normas vigentes — especialmente o Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (MROSC) e as instruções do TCE-SP — exige a integração automatizada de dados da execução orçamentária; A contratação não é apenas uma melhoria de fluxo, mas uma condição necessária para que o Município cumpra seu dever de prestar contas com fidedignidade, integridade e transparência, mitigando riscos dedescontinuidade de serviços essenciais prestados pelas entidades parceiras e assegurando a efetividade e eficiência dos recursos públicos empregados nas ações junto ao terceiro setor; Portanto, a utilização de sistema informatizado em ambiente web, associado à prestação de serviços técnicos especializados e ao emprego de recursos de Inteligência Artificial, permitirá a realização de análises automatizadas, identificação prévia de inconsistências, apoio à elaboração de pareceres técnicos e melhoria dos processos de conferência das prestações de contas, proporcionando maior segurança na execução das parcerias, melhor qualidade das informações prestadas e maior eficiência na tomada de decisão por parte da Administração. 3. Execução do Objeto O sistema a ser fornecido, será executado da seguinte forma: Deverá ser disponibilizado em ambiente web, com acesso mediante autenticação de usuários, cabendo à CONTRATADA sua implantação, parametrização, manutenção e suporte técnico durante toda a vigência contratual; O sistema será hospedado em datacenter sob responsabilidade da CONTRATADA; O sistema deverá ser desenvolvimento em interface totalmente web, com design responsivo; Após implantação do sistema, terá o sistema que atender as especificações funcionais previstos neste Termo de Referência; Implantação do Sistema Implantação do sistema deverá iniciar em até 05 (cinco) dias contados a partir do envio da ordem de serviço. Treinamento A CONTRATADA deverá ministrar treinamento presencial nas instalações da CONTRATANTE, com carga horária mínima de 08 (oito) horas, destinados aos servidores da municipalidade, bem como treinamento na sede de cada entidade, com carga horária mínima de 08 (oito) horas por entidade, destinados aos seus respectivos representantes; Durante a vigência do contrato a CONTRATADA deverá realizar treinamento sempre que houver ingressos ou substituição de servidores e representantes das entidades parceiras, sem ônus adicional para a CONTRATANTE; Os treinamentos poderão ser realizados nas instalações da CONTRATANTE, nas sedes das entidades ou na sede da CONTRATADA, mediante agendamento entre as partes, sendo todos os custos de realização de responsabilidade da CONTRATADA; Suporte Técnico O serviço de suporte técnico será prestado de forma presencial e remoto, durante a vigência contratual, de segunda a sexta-feira, das 08h00 às 18h00, abrangendo suporte técnico e manutenção corretiva e evolutiva do sistema; O suporte remoto será prestado em horário comercial, por meio de telefone, whatsApp, chat, e-mail e acesso remoto; Suporte presencial, na sede da CONTRATADA, nas instalações da CONTRATANTE ou nas sedes das entidades, mediante agendamento prévio;A CONTRATADA deverá disponibilizar equipe técnica devidamente qualificada, com vínculo empregatício ou contratual, durante toda a vigência contratual; A equipe técnica deverá estar apta a esclarecer dúvidas relativas à operação e utilização do sistema, assegurando a conclusão do atendimento no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas após a abertura do chamado; A CONTRATADA deverá disponibilizar equipe técnica qualificada para prestar esclarecimentos acerca da legislação pertinente, bem como oferecer suporte na utilização do sistema; 4. Requisitos Necessários ao Sistema Requisitos Técnicos Sistema desenvolvido em ambiente 100% web, dispensando instalação local, com acesso mediante navegador de internet; Hospedagem do sistema em Data Center de responsabilidade da CONTRATADA, sem custos adicionais para a CONTRATANTE, com garantia de alto desempenho, disponibilidade, segurança da informação e rotinas de backup; Os recursos de Inteligência Artificial disponibilizados no sistema deverão ser integralmente fornecidos, mantidos e atualizados pela CONTRATADA, sem custos adicionais a CONTRATANTE durante a vigência contratual; Disponibilizar rotina para importação e processamento de arquivos XML do Sistema AUDESP, conforme layouts definidos pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo; Permitir a importação dos balancetes Conta-Corrente e Conta-Contábil a partir dos arquivos XML do Sistema AUDESP, com armazenamento dos dados em banco de dados próprio do sistema; Compatível com os principais navegadores de internet disponíveis no mercado, tais como: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge ou equivalentes; Possuir controle de acesso seguro, mediante autenticação individual de usuários, com utilização de credenciais protegidas por mecanismos de criptografia; Permitir acesso simultâneo por múltiplos usuários, suportando sessões concorrentes adequadas às necessidades operacionais da administração pública contratante; Possuir gestão de perfis e permissões de acesso, permitindo a parametrização e administração de diferentes níveis de acesso às funcionalidades do sistema, de acordo com as atribuições de cada usuário; Manter registro de logs de acesso e de operações realizadas, contendo, no mínimo, identificação do usuário, data, hora e descrição da ação executada, garantindo a rastreabilidade e auditoria das atividadesrealizadas no sistema; Permitir a ativação, desativação, bloqueio de usuários e redefinição de credenciais, conforme as necessidades administrativas da CONTRATANTE; Disponibilizar Portal da Transparência individualizado para cada entidade do Terceiro Setor, destinado à divulgação das informações relativas à execução das parcerias firmadas com o Município; Disponibilizar Portal da Transparência destinado à Administração Pública Municipal, para divulgação das informações relativas às parcerias firmadas com entidades do Terceiro Setor; A infraestrutura tecnológica, hospedagem, armazenamento, manutenção, suporte técnico e segurança da informação dos Portais de Transparência serão de responsabilidade da CONTRATADA. O Portal da Transparência deverá permitir consulta pública às informações das parcerias celebradas, sem a necessidade de autenticação ou cadastro prévio, com atualização automática das informações; Permitir a geração e transmissão automática dos arquivos eletrônicos no formato JSON destinados à Fase V do Sistema AUDESP, em conformidade com os layouts, regras de validação e especificações técnicas estabelecidas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo; Disponibilizar recursos de Inteligência Artificial como ferramenta de apoio à análise das prestações de contas e auxílio na elaboração de pareceres técnicos e conclusivos; Permitir a emissão de relatórios técnicos e gerenciais para acompanhamento da execução das parceiras, análise das prestações de contas e elaboração de pareceres técnicos e parecer conclusivo; Permitir a emissão de documentos e relatórios em conformidade com as Instruções vigentes do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, observando os modelos, layouts e padrões estabelecidos para prestação de contas; Permitir a geração e exportação de relatórios, no mínimo, nos formatos XLS, DOC e PDF, assegurando a integridade das informações e a fidelidade dos dados exportados em relação ao conteúdo apresentado no sistema; Disponibilizar funcionalidade de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), permitindo o armazenamento, organização, consulta e vinculação de documentos relacionados a parceria; O sistema deverá atender integralmente às disposições da Lei nº 13.019/2014 (Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil – MROSC), contemplando funcionalidades que permitam a gestão das parcerias firmadas com as entidades; O sistema deve estar em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD), devendo a CONTRATADA indicar o encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO).Requisitos Funcionais Módulo Prefeitura Dashboard Disponibilizar painel gerencial para acompanhamento das parcerias firmadas com o Terceiro Setor, apresentando indicadores gráficos de execução física e financeira, contemplando, no mínimo: valores repassados, valores executados, saldo disponível, situação das parcerias (vigentes, encerradas ou prorrogadas), situação das prestações de contas (em análise, aprovadas, rejeitadas ou pendentes), prazos de prestação de contas e demonstrativos consolidados por entidade parceira; Cadastro Permitir o cadastro das entidades do Terceiro Setor, contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades: identificação automática por meio de consulta ao Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB), razão social, endereço completo, e-mail, telefone e situação cadastral; Permitir o cadastro dos instrumentos de parceria firmados com as entidades do Terceiro Setor, contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades: identificação do tipo de ajuste (termo de colaboração, termo de fomento, acordo de cooperação ou instrumento congênere), código do ajuste do sistema AUDESP, ano de referência, vinculação ao respectivo Plano de Trabalho, período de vigência; fundamento legal, valor total pactuado e situação do ajuste (vigente, encerrado, rescindido ou prorrogado; Execução Orçamentária com Integração ao Sistema AUDESP Permitir a importação, validação e processamento automatizado de dados por meio da leitura de arquivos XML do Sistema AUDESP, permitindo visualizar as informações orçamentárias da Prefeitura relacionadas aos repasses às entidades do Terceiro Setor, vedada a necessidade de digitação manual dessas informações; Permitir a atualização periódica e automatizada dos dados importados a partir dos arquivos XML, garantindo a integridade, consistência e sincronização das informações; Permitir a conciliação entre os dados orçamentários e financeiros obtidos por meio da importação dos arquivos XML do Sistema AUDESP, identificando divergências entre empenhos, liquidações, pagamentos e movimentação bancária; Disponibilizar análises automáticas com base nas informações importadas dos arquivos XML do Sistema AUDESP, para: o Insuficiência de dotação orçamentária por natureza de despesa; o Insuficiência de dotação orçamentária por Entidade; o Insuficiência de dotação orçamentária por fonte de recurso; Permitir o acompanhamento da previsão orçamentária das dotações vinculadas às parcerias, com base nos dados importados dos arquivos XML do Sistema AUDESP, contemplando a dotação inicial, dotação atualizada e saldo disponível; Permitir o controle das alterações orçamentárias, incluindo créditos suplementares, especiais e extraordinários, com base nas informações extraídas dos arquivos XML do Sistema AUDESP, evidenciando os valores acrescidos ou reduzidos nas dotações vinculadas às parcerias; Permitir a identificação das suplementações de dotação, ato autorizativo e data da alteração, a partir das informações constantes nos arquivos XML do Sistema AUDESP;Permitir a emissão de relatórios que demonstrem a evolução da dotação orçamentária, com base nos dados importados dos arquivos XML do Sistema AUDESP, evidenciando a dotação inicial, alterações (suplementações e reduções) e dotação final; Permitir o acompanhamento dos empenhos vinculados aos repasses às entidades, com base nas informações importadas dos arquivos XML do Sistema AUDESP, contendo, no mínimo: número do empenho, credor, histórico, data de emissão, classificação da despesa, fonte de recursos e valor empenhado; Permitir o acompanhamento das liquidações e pagamentos vinculados aos repasses às entidades, com base nas informações importadas dos arquivos XML do Sistema AUDESP, contendo, no mínimo: número do empenho, data da liquidação, data do pagamento, valor liquidado, valor pago; Permitir a emissão de relatórios que demonstrem a execução orçamentária da parceria, com base nos dados importados dos arquivos XML do Sistema AUDESP, contendo, no mínimo: número de empenho, data, movimentação de liquidação e pagamento, saldo a pagar e conta bancária; Permitir a emissão de relatório que demonstre a movimentação financeira por conta bancária vinculada à parceria, com base nos dados importados dos arquivos XML do Sistema AUDESP, contendo, no mínimo: plano de trabalho, data, entradas, saídas e saldo da conta bancária; Execução Orçamentária das Parcerias Permitir o acompanhamento do Plano de Trabalho das parcerias, contemplando metas, etapas, cronograma físicofinanceiro e indicadores de execução; Permitir o acompanhamento das prestações de contas apresentadas pelas entidades, com controle de prazos, situação da análise e registro das manifestações técnicas; Permitir o registro dos repasses financeiros, devendo conter, no mínimo: vinculação ao respectivo Plano de Trabalho; número de empenho, data emissão, categoria de despesa, instituição financeira vinculada, fonte de recurso, valor e CPF do ordenador de despesa; Permitir o registro dos repasses financeiros a partir das informações importadas dos arquivos XML do Sistema AUDESP, devendo permitir a vinculação ao respectivo Plano de Trabalho e CPF do ordenador de despesa; Permitir o lançamento de glosas de despesas, contendo data, documento fiscal, resultado análise, valor e justificativa; Permitir o registro das atividades de monitoramento e avaliação realizadas pela Comissão de Monitoramento e Avaliação, incluindo visitas técnicas, relatórios de fiscalização, recomendações e providências adotadas; Emissão de Pareceres e Relatórios Permitir elaboração do parecer técnico do controle interno sobre execução da parceria e análise da prestação de contas, com o registro da conclusão e utilização de recursos de Inteligência Artificial para apoio à análise das informações; Permitir a elaboração parecer conclusivo da parceria, com inclusão de tópicos personalizados e utilização de recursos de Inteligência Artificial para apoio à análise, identificação de inconsistências; Permitir a emissão de relatórios gerenciais para acompanhamento das parcerias, contemplando, no mínimo: repasses por entidade, situação das prestações de contas, execução física e financeira, vigência dos ajustes, valores repassados, executados e saldo disponível; Integração com Sistema AUDESP Permitir a geração e transmissão dos arquivos eletrônicos no formato JSON destinados à Fase V do Sistema AUDESP, observando os layouts e regras estabelecidos pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo;4.2 Módulo Entidade Cadastro Permitir o cadastro de dirigentes da entidade, devendo conter, no mínimo: nome, CPF, RG, endereço completo, email, telefone, cargo exercido e data de início do mandato; Permitir o cadastro do responsável técnico da entidade, devendo conter, no mínimo: nome completo, CPF, RG, CRC, endereço completo, e-mail, telefone, cargo exercido e data de início do mandato; Permitir o cadastro de credores com identificação automática por meio de consulta ao CNPJ na base da Receita Federal, contemplando no mínimo: razão social, nome fantasia, natureza jurídica, endereço completo, e-mail, telefone e situação cadastral; Permitir o cadastro dos empregados vinculados à entidade, devendo conter, no mínimo: nome completo, CPF, RG, CBO, CNS, endereço, e-mail, telefone, formação profissional, função exercida, carga horária, vínculo empregatício, remuneração, data de admissão e data de desligamento; Permitir o cadastro e controle de bens móveis e imóveis da entidade, devendo conter, no mínimo, as seguintes informações mínimas: descrição do bem, número de patrimônio, classificação, tipo de aquisição, estado de conservação, data de aquisição, data de baixa, prazo de garantia e demais atributos necessários ao controle patrimonial; Permitir o cadastro das instituições financeiras e respectivas agências vinculadas à entidade, contendo, no mínimo: razão social, CNPJ, código do banco, número e dígito da agência; 4.3 Plano de Trabalho Permitir o cadastro do Plano de Trabalho da entidade, contemplando, no mínimo: descrição do objeto, projeto, justificativa, diagnóstico, objetivos, público alvo, abrangência, registro do período de vigência, definição e detalhamento de metas e metas físicas, com respectivas unidades de medida, elaboração do plano de aplicação de recursos por natureza de despesa, elaboração do cronograma de desembolso, vinculação e gestão das instituições financeiras relacionadas e vinculação e gestão dos empregados alocados ao respectivo Plano de Trabalho; Permitir no cadastro do Plano de Trabalho, a criação e vinculação de formulários personalizados para registro de informações complementares, com armazenamento estruturado dos dados e emissão dessas informações no documento final do Plano de Trabalho; Permitir o armazenamento de dados do sistema dos Planos de Trabalho da parceria, permitindo o registro, consulta e vinculação aos respectivos instrumentos de parceria. 4.4 Prestação de Contas Permitir o lançamento de receitas, devendo conter, no mínimo: vinculação ao respectivo Plano de Trabalho, data da movimentação, identificação da receita, instituição financeira vinculada, fonte de recurso, valor e indicação quanto à previsão ou não no Plano de Trabalho, permitindo o respectivo controle, conciliação e rastreabilidade das movimentações financeiras; Permitir o acompanhamento dos repasses, devendo conter, no mínimo: vinculação ao respectivo Plano de Trabalho; data prevista para repasse e data efetiva da movimentação, valor previsto e valor efetivamente repassado, instituição financeira vinculada, fonte de recurso, permitindo o adequado controle, conciliação e rastreabilidade das movimentações financeiras; Permitir o lançamento de despesas por meio digitação manual das informações da nota fiscal, devendo conter, no mínimo: CNPJ do fornecedor, razão social, número e tipo do documento fiscal, data de emissão, valor bruto, descontos e valor líquido;Permitir o lançamento de despesas por meio da captura de imagens (fotos) ou importação de arquivos em formato PDF das notas fiscais, via dispositivo móvel, com leitura automatizada, e extração estruturada das informações por meio de recursos de Inteligência Artificial; Permitir o lançamento de despesas por meio da captura de imagens (fotos) ou importação de arquivos em formato PDF das notas fiscais, via computador, com processamento automatizado em lote e extração estruturada das informações por meio de recursos de Inteligência Artificial; Permitir o lançamento de despesas por meio da importação automática das informações da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), mediante leitura do arquivo XML da nota fiscal, com extração estruturada dos dados e validação da autenticidade da nota fiscal junto à Secretaria da Fazenda; Permitir o lançamento de devolução financeira, devendo conter, no mínimo: vinculação ao respectivo Plano de Trabalho, data da movimentação, valor devolvido e instituição financeira, fonte de recurso e motivo da devolução; Permitir a importação, lançamento e conciliação bancária por meio da leitura automática de arquivos no formato OFX, possibilitando a integração dos dados do extrato bancário com os registros financeiros do sistema, com utilização de recursos de Inteligência Artificial para identificação de pendências na conciliação; Permitir o controle da vigência das certidões e demais documentos vinculados à formalização das parcerias, contendo no mínimo data de emissão e data de validade, possibilitando a identificação automática de documentos vencidos ou a vencer e a emissão de alertas de vencimento; Permitir o armazenamento no banco de dados do sistema de documentos necessários à formalização das parcerias, tais como certidões, declarações e demais documentos exigidos pela legislação, possibilitando sua vinculação ao respectivo instrumento de parceria e consulta no sistema. 4.5 Relatórios e Anexos Permitir a emissão de relatórios de receita, devendo conter, no mínimo: plano de trabalho, data, receita, fonte de recurso e valor; Permitir emissão de relatório de despesas, devendo conter, no mínimo: plano de trabalho, data, credor, despesa, fonte de recurso, documento fiscal e valor; Permitir a emissão de relatório por conta bancária, devendo conter, no mínimo: movimento de receitas, despesas e saldo de banco; Permitir a emissão de anexos e demonstrativos conforme os modelos e padrões das Instruções do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, incluindo os Anexos RP aplicáveis às parcerias, em formato PDF pesquisável e editável compatível com DOC; Permitir a emissão do Relatório de Atividades, permitindo, o acompanhamento da execução das metas do Plano de Trabalho, comparação entre metas previstas e realizadas; 4.6 Módulo Portal de Transparência Disponibilizar Portal de Transparência de acesso público para divulgação das parcerias firmadas com a Prefeitura, permitindo a publicação das informações no site da entidade parceira e no Portal Oficial da Prefeitura; Disponibilizar informações das parcerias, contemplando, no mínimo: objeto, data de celebração, valor pactuado, valor repassado, vigência e situação; Disponibilizar o Plano de Trabalho da parceria, incluindo metas, indicadores, cronograma e plano de aplicação, bem como o documento integral em PDF pesquisável; Disponibilizar informações sobre a execução financeira da parceria, contemplando receitas, despesas e pagamentos; Disponibilizar as informações relativas à prestação de contas, incluindo execução física e financeiras, parecer do órgão concedente e documento integral em PDF pesquisável; Assegurar a atualização e a sincronização das informações disponibilizadas nos Portais de Transparência da entidade parceira e Prefeitura.
